The best of Knowledge Management Information Site

This is an excerpt from an article originally written by George Miller, founder of PROACTION. Amended and updated by Paul Deis, PROACTION CEO. This article is also available on our website: PROACTION – Production Best PracticesOverview
The success or failure of a large systems business plan is often predetermined by the way the foundation. Management efforts for major changes, such as ERP, Supply Chain Management and e-commerce is often almost across the enterprise, involving multiple processes and services. This document focuses on how to avoid some pitfalls through improved project design. It is very simple, not based on advanced methods and tools. It is written as if addressing a project manager.
Topics that will be an overview: charter, objectives, priorities, rules of the plans, communications, education, the project plan, resources or organizational structure, job descriptions member of the team, personnel management, management support, budgets, funding, participation of third party hardware, software, policies, procedures, identification of responsibilities, sequence and assessment of resources.
What is the "system"?
Before attempting to design and manage a major project management systems would be useful to agree on one definition of the word:
System – an organized manner to achieve a goal. A system consists of mission, leadership, goals, objectives, measures, policies, procedures, education, training, organization, personnel, tools, this is primarily an IT project, even if modern management systems tend to based on computer technology.
Address all elements of the above system to plan and successfully manage a project of the company's system.
Setting the foundation
Management Support
Most of us know the importance of "management support" an important effort for companies to evolve into an organization. This support should be reflected in development and promote the work of the Charter, as described in the next section. It should also be exercised by senior leaders whenever they plan to challenge the resources, guidance or leadership. Because of the wide range and number of functional areas involved in fully implementing the system of enterprises, it is mandatory to achieve the level of management understanding of what should be done, why and how it should be. At least one supporter of real executive power (the donor true definition: someone who controls resources and employment which depends on the success of May), it is necessary to increase the chances of success at an acceptable level. The developer has an obligation to promote, defend, advise and provide resources for the team. This is definitely not something to delegate to people below.
Map
The "map" is a clear mandate for the project team, consisting generally of the mission, objectives, scope, direction and power. It is an agreement between management and project management. For best results, should be communicated repeatedly whole organization and respected.
The map should be short, preferably one page or two. Its mission will be a powerful, yet simple statement that all employees, suppliers and customers could include, for example: "Where is the leader in automotive quality and customer service." Objectives must be clear, concise and quantifiable, such as: "provide the same service, with items in stock from 12-31-96", "Quality Assurance and Six Sigma to be assembled by 6-30-97, or even better, "glasses in an hour." A big project will probably have multiple objectives.
"Scope" says the team (and globally), how far it should go. "Re-engineering work of the laboratory tests for the next millennium", for example, seems to give the team a little more latitude than "replace the outdated computer lab."
Direction and authority of states to help convey to all stakeholders who have been and how far they can go. Example: "The comet project team consisting of representatives from each of the direct part of the general manager who has full authority to make changes and approve the policies and actions within the scope of the Charter of the project." Try discussing with him there at the next staff meeting, especially when such a statement comes directly from the President and be signed by all staff.
Priorities
Major efforts to change, such as systems of corporate projects consume much of the resources of an organization and "mindshare." There are a limited number of attempts a similar size to be undertaken simultaneously. Such a plan should be the top three or four priorities of the organization during the execution if it wants to have a reasonable chance of success. If no more than 4-5 major priorities of the changes in business, the chances of success improve considerably.
Project Planning Phase
Then the group may designate to determine the deliverables, activities, rules and resources necessary to complete the mission and goals of the project. More specifically, is to create a justification for the project, Project Study Plan, Communication Plan, Education Plan, Budget, Finance, and group job description states. . . .
Project Justification
No matter what anyone tells you, remember to do a work "excuse", "business" or "cost-benefit analysis." If this does not happen, it is much harder to defend work your priority and funding for other worthy efforts in the running for the same resources or the end of the first of the month "crunch" that require special attention by all. You may need to do a rough cost-benefit analysis before granting financing at all.
Whatever you call it, the justification must describe all costs related to the project, including people. Opportunity costs should be reported separately. All benefits should be noted, though not easily measurable or translated into dollars. "Soft" benefits should read "must survive, because competitors will probably top 75% of their business via the Internet within two years." skeptics and enthusiasts need "; bush "from the analysis because they may be subject to review later.
It's a good idea to run multiple scenarios based on different market conditions and levels of success. Skip the fancy-mathematical explanation is not that expensive anyway, even if it was, most people will not understand the trouble to read or complexity. The reason is to test a micrometer.
Draft Work Plan
Despite all the books, training and wonderful software tools developed to assist project managers in carrying out their appointed tasks, the planning of the project is always a difficult task, and the other is not good enough. Even if the aid is helpful, they are no substitute for experience, trial and proper methodology. Key elements of the project plan is to include: deliverables, activities, descriptions of activities, sequencing, Responsibilities, Resource Requirements, and timing. Due to the difficulty on a large number work in the main stages of the project should be included in the project. These are the basic things that most people would consider to measure progress. Do not get bogged down in details on detailed tasks.
Start with the achievements that can be derived from the Charter. Example: A work in running online meeting registration system requirements. These activities should then be developed which will lead to the completion of deliverables. A feature of the project manager is inexperienced become too detailed list create a nightmare when reporting and to make it more difficult for others to follow in order to understand the project and its status.
How to simplify the program: 1) – identify and report on the Milestones map as the "Go" live "with the new inventory system." Charter from activities essential for achieving each step. 2) – Make sure the business plan is too detailed. For example, "Load existing stocks is probably sufficient. "List of existing stocks," The key of the existing stocks "," verify that the data entered is correct, "and" Correct and incorrect information return "is perhaps too detailed. It should appear in different descriptions of activities, which will be administered by designated persons responsible for achieving them.
To give an example, we are engaged in a very nice project for a major scheme business plan for a manufacturer of discrete $ 100M +. He had 32 stages, 340-level activities. There were a total of approximately 2,400 individual steps to describe the supporting activity lists used by team members to manage their activities. Note that these steps were not used as nodes for network planning.
Sequence and timing may be better represented graphically on the map, and may include opening and closing.
Each activity must be assigned to a specific person responsible for completion. In recent years, the project managers were able to assign tasks to smaller groups if the groups are smaller, more cohesive and corporate culture is good for them.
The necessary resources should be calculated for each activity. Definition of resources must be sufficiently detailed to identify problems but not so detailed as to become an important task is to create and maintain the project. In a project of Business Systems, the key people are usually the most difficult resource to schedule. Dollars and equipment are most other resources. Once the estimates of resources are complete, perform a time-dependent progressive resources to identify potential bottlenecks. Remember that these are based on estimates that the funds can not be together and that things can not happen when or how they expected. So stay flexible!
Project managers have their own project planning system version, type and preferences of the software. Some use simple charts Gantt, while others prefer sophisticated "PERT (Program Evaluation and Technical Report), CPM (Critical Path Method) or other. We suggest you choose one that matches the style and your organization, and the size and complexity of the project.
Modern software usually provides the ability for computer calendar dates, critical paths, all the resources, help identify problems and provide different levels of reporting.
Tips for organizing activities-not configure them according to the modules of the computer, regardless of hardware and software people say. In most cases, the organization of modules vendor is not very good the actual needs of your business processes or the sequence of implementation. To avoid the tail wag the dog, how you want to run the first company, then how to go about the project. Hopefully, software chosen to relate to the operating procedures established, but it is far from accurate.
The sequence of tasks according to the priority of the desired results, and to some extent, the functions to be performed to provide deliverables. For example, if the first priority is to get treatment to improve the first operation, do not let the software vendor or other person tell you that the bill of material must be fully implemented in the first. It may indeed be necessary to implement part of the first, saying the party and the description files.
A typical comprehensive plan could be organized something like this:
1. Organization of work (land, design)
2. Training
3. Requirements Definition
4. Upgrading existing systems
5. Cross-link project
6. Software / hardware selection / supply
7. Conference room pilot training
8. Implementation (of big process)
Communication Plan
Understanding the people and their perceptions of the purpose, progress and success of the project have a significant impact on the success of the project. In this era of "media" and "public relations", it's amazing to see the lack of skills and attention to the design of communication systems in large companies or other change management projects.
A good communications plan keeps all stakeholders informed on what to do and what the project status is, and an incentive to be part of success. It may consist of memos, bulletin boards, articles in newspapers, newsletters and presentations to employees, suppliers, customers, press, and even T-shirts. Do not overdo it with hokey trinkets. Project staff and sponsors will be involved in the management of communications. Service meetings, "open houses" and "Supplier Day" are examples of communication tools to use.
Even competitors may be the target of the communication plan for the "misinformation" to discourage or even recruit people!
Training Plan
Make a major change in an organization means that people should do things differently. Doing things differently means that people should know what to do differently and why, if they want to accept the change. This type of learning for a wide range of project activities can not simply be left to chance but must be part of a coordinated and integrated education. It includes conceptual and ideological changes, and specially to fill jobs. Can span blue-collar executive levels of the organization and reach out to suppliers and customers.
For example, a new system for the import command on the ground can become commercial, sales management, customers can directly use the new systems, internal control management, engineering, procurement, planning and accounting staff. All these people need, in varying degrees, to understand why that is, how to influence them, and exactly what to do differently.
Training of system users and their leaders are not the work of education. It is also necessary to educate the executive sponsors, steering committee and members of the project team, and perhaps even customers and suppliers. Do not make the mistake of falling behind because it was late that team members need education and training to be able to perform many tasks.
Educational activities can be delivered by internal and external resources, including staff of the project, trainers, representatives from third parties, including consultants, software developers, academics, government agencies, clients, or myself.
Budget / Finance
  Οι πιθανότητες είναι, τουλάχιστον μέρος του προϋπολογισμού, η χρηματοδότηση θα είναι αναγκαίες πριν υπάρχει ένα λεπτομερές πρόγραμμα εργασίας και τον ορισμό των πόρων. Τα χρήματα για το σχέδιο του έργου στη λεπτομέρεια μπορεί να μην είναι διαθέσιμα πριν από τον προϋπολογισμό υλοποιεί. Ο προϋπολογισμός που προβλέπεται μπορεί να έχει μεγάλη σχέση με τους πόρους που απαιτούνται, αλλά μπορούν να βασίζονται σε διαθέσιμα χρηματοδότηση, την πολιτική, εξωτερικές πιέσεις, ή πόσο καλά πωλείται το έργο.
  Αποκτήστε το "προϋπολογισμός" είναι μόνο μέρος του αγώνα. Στην πραγματικότητα η εξεύρεση χρηματοδότησης, εγκρίσεις και οι άνθρωποι είναι ένα άλλο θέμα, ειδικά σε μεγάλες γραφειοκρατικές οργανώσεις, και ιδιαίτερα όταν πολλοί οργανισμοί έχουν υπό τον όρο του προϋπολογισμού και να εγκριθεί η εκταμίευση των πόρων.
  Η ομάδα εργασίας των κρατών Περιγραφές
  Οι άνθρωποι είναι συχνά αποδίδεται στο έργο των ομάδων δεν σαφή κατανόηση του γιατί υπάρχουν ή πώς να συμπεριφέρονται μετά την άφιξή τους. Ένας άλλος τρόπος για να βελτιώσουν τις επιδόσεις είναι να προετοιμάσει τις περιγραφές θέσεων εργασίας για όλους τους ενδιαφερόμενους, εκτελεστικό χορηγοί και οι διαχειριστές του έργου, στη συνέχεια, καταδύσεις σε μεμονωμένα μέλη της ομάδας και υπηρεσία διασύνδεσης. Οι περιγραφές θέσεων εργασίας θα πρέπει να περιλαμβάνει τους στόχους, των ιεραρχικών σχέσεων (σε περίπτωση μερικής ή "Matrix" μέλη της ομάδας, τους διαύλους αναφοράς στην ιδιαίτερη ανάγκη διευκρίνισης), τα δικαιώματα και τα προσόντα. Χρησιμοποιήστε τους για να οργανώσετε τις δραστηριότητες των μελών της ομάδας να ανακοινώνει τις ευθύνες τους για την οργάνωση, και να αξιολογεί τα μέλη της ομάδας, αν υπάρχουν. Αν είναι δυνατό, προσπαθήστε να το θέσει σε εφαρμογή, δεδομένου ότι είναι ένα από τα λίγα μοχλούς ότι οι διαχειριστές του έργου στην εποχή της «μήτρα» οργανώσεις.
  Getting It Done
  Με σωστό σχεδιασμό, την εκτέλεση είναι πολύ πιο εύκολο. Αυτή η ενότητα ασχολείται με την οργάνωση και τη διαχείριση των πόρων και την ημερήσια διάταξη για να βοηθήσουν στη βελτίωση των επιδόσεων.
  Οργάνωση / Πόροι
  Οι άνθρωποι, χρήματα και εξοπλισμό είναι οι κύριοι πόροι. Οι άνθρωποι είναι το πιο δύσκολο, οπότε ας επικεντρωθούμε. Ακόμη και σε μεγάλους οργανισμούς, φαίνεται να υπάρχει μια εκπληκτική έλλειψη ατόμων με:
  • ηγέτες πρόσληψη, την ικανότητα να ενθαρρύνονται άνθρωποι και να κάνουν τα πράγματα να συμβούν
  • Η εκτεταμένη γνώση και κατανόηση των επιχειρηματικών διαδικασιών. "Rightsizing" και οργανωτικά "ισοπέδωση" τα τελευταία χρόνια έχουν κάνει αυτή την έλλειψη ακόμη χειρότερα σε πολλές εταιρείες.
  Έτσι, άνθρωποι που έχουν αυτά τα χαρακτηριστικά είναι τα πιο hot προϊόντα γύρω, γιατί είναι πολύ λίγοι. Ο διαχειριστής του έργου θα είναι πιθανώς χόρτο δαπανούν περισσότερο χρόνο και προσπάθεια προσπαθώντας να αποκτήσει, να διατηρήσει, κίνητρα και να διαχειρίζονται τα άτομα ως οτιδήποτε άλλο.
  Άνθρωποι απαιτήσεις:
  • Ηγεσία-Ο ανάδοχος του έργου (ες) είναι η πρώτη προϋπόθεση. Ένα μεγάλο έργο για τα συστήματα των επιχειρήσεων διαφέρει κατά πάσα πιθανότητα δεν θα ακόμη και έξω από την πύλη δεν εκκίνησης ενός και δεν θα επιτύχει δεν καλό, αφιερωμένο χορηγός.
  • Project-Στην ιδανική περίπτωση, ένα άτομο με μια καλή φήμη, καλή σύνδεση στο εσωτερικό της οργάνωσης, ηγετικές ικανότητες και βαθιά γνώση των επιχειρηματικών δεξιοτήτων και των συστημάτων που επιθυμείτε.
  • Τα μέλη της ομάδας του σχεδίου-πρόσωπα εκπαιδευμένο και κατάλληλα για να ασκήσουν τα διάφορα καθήκοντα που είναι αναγκαία για την επίτευξη των στόχων. Αυτό περιλαμβάνει ένα μείγμα των ανθρώπων και των επιχειρήσεων, της βιομηχανίας και της τεχνολογίας και ηλεκτρονικών υπολογιστών / τεχνικές δεξιότητες.
  Έτσι, δεν έχετε πολλούς από αυτούς τους ανθρώπους; Δεν είστε μόνοι. Τα παραπάνω χαρακτηριστικά επιθυμητή κατά σειρά προτεραιότητας, έτσι συμβιβασμός αναλόγως. Αναζήτηση για πραγματική "από" δείχνει σημάδια να γίνει ό, τι χρειάζεται και που θα αναπτυχθούν στο ρόλο την πάροδο του χρόνου, καθοδήγηση, η ίδια η εκπαίδευση, εμπειρία και εκπαίδευση.
  Μόλις ένα διαχειριστή του έργου έχει βρεθεί, αναζητήστε τα μέλη της ομάδας με συμπληρωματικές δεξιότητες. Έχουν τις καλύτερες διαθέσιμες λαό. Αν καλά τη δουλειά της "πώλησης" την αναγκαιότητα του έργου και το όφελος για τις οργανώσεις που συνθέτουν έγινε, προσλήψεις ευκολότερη. Δυστυχώς, όλα τα ανώτερα διευθυντικά στελέχη μοιράζονται την ίδια αντίληψη για τη σημασία αυτού του έργου, και να προσπαθήσουμε να Μαΐου "χωματερής" λιγότερο ικανά άτομα για το έργο. Αυτό είναι ένα άλλο "κάνει ή να σπάσει» το θέμα. Λίγες είναι αναρμόδιος να μπορούν να απορροφηθούν μοιραία δεν θέτουν σε κίνδυνο την ποιότητα, την παραγωγικότητα και την αξιοπιστία της συνολικής προσπάθειας.
  Σε γενικές γραμμές, οι εσωτερικοί υποψήφιοι προτιμούν, ιδίως ως Project Manager. Λίγες νέες προσλήψεις ή συμβούλους μπορεί να απορροφηθεί, κάνει φρέσκο αίμα είναι επιθυμητή. Να είστε προσεκτικοί με τη συμμετοχή πάρα πολλά από μία θέση. Για παράδειγμα, ο συγγραφέας έχει μια μάχη εξουσίας μεταξύ των κατοίκων "Homies" και "αγόρια της GE, η οποία έγινε καταστροφικοί έλεγχοι – το επιχειρηματικό πόλεμο συμμοριών.
  Για την Οργανωτική Δομή / ιεραρχικών σχέσεων, υπάρχουν μια σειρά από δυνατότητες. Για παράδειγμα, οι μεγάλες εταιρείες κατασκευής έχουν συχνά μια εκτελεστική ως project manager, μια διευθύνουσα ομάδα αποτελούμενη από τους ηγέτες των άλλων δεξιοτήτων ή συμφέρον σε ό, τι έκανε. Αυτή η ομάδα είναι υπεύθυνη για την επιμέλεια που είναι εγκατεστημένες οι κατάλληλες κατευθυντήριες γραμμές, οι πόροι είναι υπό τον όρο, και ότι τα πράγματα συμβαίνουν όπως θέλετε.
  Η διευθύνουσα ομάδα θα διορίζει συνήθως ένα διαχειριστή του έργου και μια ομάδα έργου που έχει συσταθεί. Αυτή η ομάδα θα πρέπει να έχει ανθρώπους που μπορούν να κάνουν το σχεδιασμό και την εκτέλεση για την επίτευξη των στόχων του έργου. Υπάρχουν διαφορετικές απόψεις σχετικά με το αν η ομάδα θα πρέπει να είναι πλήρους απασχόλησης, μερικής απασχόλησης, εξωτερικά ή εσωτερικά. Βρήκαμε μια μικρή ομάδα πυρήνα της πλήρους απασχόλησης, ή τουλάχιστον ένα πλήρες ωράριο Project Manager είναι σχεδόν απαραίτητη για την επιτυχία του προτεινόμενου συστήματος των μεγάλων σε όλες τις περιπτώσεις, πλην των μικρότερων οργανισμών. Τα άλλα μέλη είναι συχνά στη διάθεση των «υπηρεσιών» τους, είτε την πλήρη ή μερική απασχόληση. Αν και φαίνεται ότι όλη η ομάδα με πλήρες ωράριο μέλη θα είναι η ιδανική περίπτωση, στην πράξη αυτό δεν φαίνεται να συμβαίνει. Αυτό είναι ίσως αλήθεια, διότι τα μέλη που διατηρούν στενούς δεσμούς με τους τομείς που έχουμε καλύτερη "αγορά" από τα συστατικά υπηρεσία τους και να παραμείνουν κοντά στον πραγματικό κόσμο. "
  Οι μεγαλύτερες ομάδες μπορούν να διορίζουν ανθρώπους σε διάφορες εποπτικές αρχές, τον έλεγχο ποιότητας, επαγγελματική και διοικητικές θέσεις. Μην πάτε πολύ μακριά με αυτό. Είναι εύκολο να βρει κανείς με πολλούς ανθρώπους σε αυτές τις χώρες "υποστήριξη" θέσεις στα μέλη της ομάδας, η οποία, ελάτε να το σκέφτομαι, οι οποίοι είναι οι ίδιοι άνθρωποι υποστηρίζουν. Μικρότερες οργανώσεις, ωστόσο, θα τείνει να παγιώσει τις θέσεις. Πρόσφατα, συναντήσαμε ένα χορηγός του έργου ο οποίος ήταν και ο διαχειριστής του έργου και τα υλικά μέλος της ομάδας διαχείρισης.
  Οι εξωτερικοί πόροι χρησιμοποιούνται σχεδόν πάντα, να μην καλύψει επαναλαμβανόμενων αναγκών σε δεξιότητες, εκπαίδευση και κατάρτιση επιχειρηματιών για την παροχή συμβουλών, ο δικηγόρος και το σύστημα ελέγχου. Δεν υπάρχει τίποτα μαγικό για την κινητοποίηση και τη διαχείριση των έξω, αρκεί να αναγνωρίσει τις διαφορές στα κίνητρα, την αποζημίωση, και την οργάνωση.
  Για παράδειγμα, οι σύμβουλοι διαχείρισης, αν υπάρχει καλή, οι επαγγελματίες του στόχου. Είναι κίνητρο κάνει καλή δουλειά, να αναγνωριστεί, να είναι ανεξάρτητος και να κάνει τα χρήματα. Η καλή συνεργασία μαζί σας, δεν έχετε. Η αναγνώριση αυτής της λεπτή διαφορά μπορεί να σας κάνει πιο επιτυχημένη Project Manager. Management Consultants Μάιο σε σύγκριση με το διαχειριστή του έργου, αλλά υπάρχει μια τιμή συχνά έκθεση προς το Διοικητικό Συμβούλιο ή σε άλλα μέρη της εκτελεστικής διαχείρισης. Ορισμένοι διαχειριστές των σχεδίων δεν μου αρέσει, αλλά συχνά υπάρχουν πλεονεκτήματα για να προσφέρει αυτό το υψηλό επίπεδο της προβολής.
  Προγραμματιστές λαμβάνουν συχνά μεγάλη υπερηφάνεια για την εργασία, την εμπειρογνωμοσύνη τους και τον Μάιο είναι υπερήφανος να είναι διαφορετική για κάθε τύπο εργασίας τρέχει το σόου. Ακούγοντας τις ανησυχίες τους, να μάθουν από αυτούς, να τους δώσουμε χώρο, αλλά καθιστώντας τα τρένα κινούνται με χρόνο.
  Οι πωλητές μπορεί να διαθέσει "διευθυντών των ερευνητικών έργων" ή "διαχειριστές λογαριασμού" για να σας βοηθήσει. Βεβαιωθείτε ότι ξέρουν όπου το «λογαριασμό», είναι πραγματικά. Υπάρχει γενικά δεν χρειάζεται να κάνει μια μεγάλη υπόθεση σχετικά με το ποιος είναι υπεύθυνος, αν δεν είναι εξαιρετικά πυκνή και εγωιστικό. Στην πραγματικότητα, μπορούν να γνωρίζουν περισσότερα από ό, τι για τους τομείς της ειδικότητάς τους, γι 'αυτό θα πληρώσει τους μεγάλους μισθούς. Θα τα χρήματά σας, και να θυμάστε, αυτοί οι άνθρωποι είναι συχνά υπό πίεση για την επίτευξη "χρεωτέες ώρα» για τις εταιρείες τους, αντί να προσφέρουν στο έργο σας στο χρόνο και στον προϋπολογισμό. Δεν είμαστε μόνο πωλητές της συλλογής, το ίδιο μπορεί να ισχύει για σχεδόν όλους τους αλλοδαπούς, συμπεριλαμβανομένων των συμβούλων. Θα πρέπει πάντοτε να παρέχονται με σαφείς στόχους, χρονοδιαγράμματα, παραδοτέα, προϋπολογισμός, σύνδεσμοι εταιρεία / ελεγκτή, καθώς και μέτρα απόδοσης.
  Διαχείριση ατζέντας
  Πολύ χρόνο και προσπάθεια μπορεί να χαθεί αν το έργο δεν λειτουργεί αποτελεσματικά. Καλοί άνθρωποι, οργάνωση και τον προγραμματισμό του έργου θα συμβάλει τα μέγιστα για να αναλάβουν αυτό το έργο. Επιπλέον, η συμμόρφωση με τους κανόνες, τους καταλόγους θεμάτων και δραστηριοτήτων διαχείρισης κατάλογος μπορεί να βελτιώσει ακόμη ένα έργο.
  Σχέδιο κανονισμού
  Κανόνες λειτουργίας για τη διάρθρωση της διαδικασίας και να κάνει τα πράγματα πάνε καλά, αλλά μην το παρακάνετε. Θα πρέπει να υπάρχει κάποια τρόπους, μεθόδους και εργαλεία. Αυτά θα πρέπει να παρέχονται σε ένα συγκεκριμένο τρόπο. Εάν αφεθεί στην τύχη και άτυπο χαρακτήρα, που θα προεπιλογή με τη συνήθη πρακτική, η οποία είναι κάτι που θα απαιτούσε μια συνειδητή προσπάθεια για αλλαγή. Κανόνες πρέπει να περιλαμβάνουν κανόνες συνεδρίαση, η διαδικασία έγκρισης, τις διαδικασίες για την επίτευξη προόδου, τα πρότυπα ποιότητας, κ.λπ., ή προβλήματα προκύψουν. Για παράδειγμα, ένας πελάτης από συνήθεια του συγγραφέα της διαδικασίας λήψης σαρωτικές αλλαγές δεν χρειάζεται να ξαναγράψουμε τις τυπικές διαδικασίες, λάβει την έγκριση ή ακόμη και την πρώτη δοκιμή. Μετά από μια καταστροφική πείραμα, το άγραφο πολιτική ακυρώθηκε τελικά και μια επίσημη αλλαγή της διαδικασίας εισήχθη υλοποιήθηκε.
  Ερωτηματολόγια
  Ένας τρόπος για την καλύτερη διαχείριση του έργου και να καταστήσει τις συνεδριάσεις πιο παραγωγικό είναι να χρησιμοποιήσει το σχέδιο μελέτης και το σχέδιο των θεμάτων εφαρμογής, όπως Κατάλογος βασικά σημεία για τις συνεδριάσεις του έργου. Πολλά έργα έχουν συναντήσεις οι οποίες είναι σε μεγάλο βαθμό χάσιμο χρόνου, διότι δεν τα μέλη της ομάδας παραμείνει εστιασμένη σχετικά με τις εργασίες που είχαν ανατεθεί για να ολοκληρωθεί το έργο. Περισσότερες συνεδριάσεις του έργου θα πρέπει να επικεντρωθεί σε παραδοτέα, τα καθήκοντα και προβλήματα στη λήψη τους.
  Για κάθε έργο, τα μέλη της ομάδας και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη αντιλαμβάνονται διαφορετικά προβλήματα και ευκαιρίες. Αυτά θα πρέπει να καταγράφονται στον κατάλογο των ερωτήσεων και επηρεάζονται: οι υπεύθυνοι για την επίλυση του προτεραιότητα, το χρονοδιάγραμμα, καθώς και εξηγήσεις για κάθε θέμα. Το έργο βασίζεται σε αυτόν τον κατάλογο και το σχέδιο εργασίας για να βοηθήσουν επικεντρώσουν τις προσπάθειές τους για το τι πρέπει να γίνει.
  Το πιο μάθαμε για τα προβλήματα και τις λύσεις που έχουν αναπτυχθεί, η ενημέρωση του καταλόγου. Οι κλειστές ερωτήσεις διατηρείται έτσι, ώστε το ψήφισμα στη μνήμη και τα θέματα που δεν χρειάζεται να "λυθούν" σε αρκετές περιπτώσεις.
  Δραστηριότητες διαχείρισης Κατάλογος
  Βεβαιωθείτε ότι το έργο έχει γίνει μόνο μία από τις πιο δύσκολες εργασίες για ένα έργο, ιδιαίτερα σε μια μεγάλη επιχείρηση συστημάτων, η οποία διασχίζει συχνά μια σειρά υπηρεσιών, τις λειτουργίες, τις διαδικασίες και δεξιότητες. Το πρώτο πρόβλημα είναι να είναι σε θέση να αναγνωρίσει αν δεν γίνει κάτι και να γίνει καλά.
  Η δεύτερη είναι να καθοριστεί πόσο έχει ολοκληρωθεί για τους πόρους που δαπανώνται (Earned Value), και κατά πόσον οι πόροι δαπανήθηκαν στην πραγματικότητα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν ένα μέλος της ομάδας του «Τμήματος Εσωτερικών" είναι η προτεινόμενη τιμολόγηση για το χρόνο που δαπανάται.
  Le troisième problème est de savoir comment communiquer diplomatiquement la nécessité de faire mieux ou plus vite que ce qui a été fait, surtout s'il ya un différend quant à la valeur acquise et la qualité du travail effectué. Cela a effectivement devenir plus difficile à l'ère actuelle d ' «empowerment» et des «équipes», quand les efforts d'un chef de projet sont plus susceptibles d'être interprétés comme des micro-gestion.
  Recommandations-sessions d'examen, ont le membre de l'équipe ou de marcher sous l'équipe travers ce qui a été accompli, grâce à des présentations, écrivez-ups, ou des démonstrations. Si le gestionnaire de projet n'est pas techniquement compétent dans le domaine en discussion, faire appel à un groupe d'examen par les pairs, comme les utilisateurs, des experts extérieurs, ou "clients" du processus en cours d'examen. S'il ya des spécifications ou exigences, cochez l'œuvre contre ceux-ci. Demandez à ceux qui sont examinés de préparation où ils pensent qu'ils sont, combien de temps a été dépensé, et le solde, estimé à parcourir. Renseignez-vous sur les questions d'imprévus ou de changements recommandés. Demandez aux commentateurs les mêmes questions, peut-être à un autre moment. Vérifiez le temps travaillé vs gagné revendications valeur, contre les estimations initiales, et comparer ce que vous avez observé. Par exemple, si quelqu'un estime qu'il passerait 10 heures par semaine sur sa tâche, mais ont signalé 35 heures par semaine, et vous l'avez pas vu dans beaucoup, et le travail est loin derrière la courbe de puissance, il y mai être un problème.
  D'abord donner au membre de l'équipe (s) le bénéfice du doute, car elles ont souvent d'autres responsabilités, ou sont des bénévoles qui ont pris plus de travail pour aider avec votre projet.
  La vraie nature d'un Business Systems Project
  Nous avons entendu parler ou rencontré un certain nombre de projets qui ont mal tourné parce que la direction a échoué à réaliser la véritable nature des tâches. Un systèmes de gestion de projet n'est pas d'abord au sujet des ordinateurs ou des logiciels. Certes, ces jouent un rôle important dans les entreprises aujourd'hui, mais ils ne sont pas le principal défi. Le principal défi est, simplement dit, amener les gens à réaliser ce qui doit changer, puis en changeant pour le loger. S'il ya encore des doutes à ce sujet, revenir en arrière et de relire la définition d'un système proche du début de ce papier. Il s'agit de gens, le leadership, les politiques, procédures, etc Si des doutes subsistent, les cadres interview de sociétés qui ont réussi ou échoué dans les grands projets. Ils parlent généralement sur l'engagement, les gens et l'éducation comme facteurs de pivot gagner ou perdre.
  Quelques mots de conseils sur la sélection de matériel informatique et de logiciels pour les applications professionnelles majeures. Premièrement, il est trop importante pour être laissée au matériel et au peuple de logiciels. Aujourd'hui, ces choix peuvent aider à faire ou défaire une entreprise. Incrustée dans les logiciels et le matériel sont des philosophies de gestion et les décisions implicites sur les focus de l'entreprise, temps de réponse et les normes industrielles. Les gens qui dirigent l'entreprise doivent être impliquées pour assurer que ces choix sont faits, même si c'est pour aider à inculquer la «propriété» de leur part et celle de ceux qui vont utiliser ces nouveaux outils. Vous avez toujours besoin d'expertise technique, mais ne laissez pas tourner la sélection à un concours pour trouver flashiest la "Plateforme" ou plus "efficacement le code." Pour de plus amples conseils sur la sélection, sur le site PROACTION web, vous trouverez d'excellents renseignements concernant la SoftSelect processus, nos meilleures pratiques dans le domaine de l'entreprise de logiciels de gestion et de sélection.
  Ensuite, vous ne pouvez pas comprendre comment ni même si un logiciel fonctionnera pour votre entreprise sans un essai de conduite intensive, généralement considéré comme un pilote "salle de conférence.« Ce n'est pas seulement une brève Razzle-demo vendeur éblouir, ou même de stopper les efforts à jouer avec les écrans de votre propre, mais est une simulation d'affaires complexes, gérés par votre entreprise et soutenu par des ressources compétentes et la formation technique, vous pouvez lire l'article gratuitement sur ce sujet sur le site web ProAction, ou acheter nos Best Practice Course – Conférence Salle Pilot.
  En résumé
  La gestion d'un plan d'affaires grands systèmes projet est une entreprise très importante. Espérons-le, nous avons contribué à élargir votre compréhension de la taille, la portée et la complexité de la tâche, bien qu'elle ne soit possible de résumer quelques points importants dans ce bref document. Vous avez probablement remarqué que les principes fondamentaux de gestion de projet ont été adaptés pour s'adapter à la nature de l'échelle de l'entreprise systèmes de gestion de projet gestion du changement. L'auteur a utilisé une société de fabrication d'un modèle, mais cette approche pourrait être facilement adaptée à d'autres situations. Il est reconnu qu'il existe d'autres également ou peut-être plus valables approches possibles. À PROPOS DES AUTEURS
  George J. Miller, CFPIM, est le fondateur de PROACTION. Avant de vendre l'entreprise à Paul Deis, George a travaillé avec des dizaines d'entreprises dans les cessions impliquant la productivité, la qualité et l'amélioration des services, des systèmes d'entreprise, la gestion du changement, des acquisitions, des désinvestissements, le témoignage d'experts et d'autres. Avant PROACTION fondation en 1986, il était Vice President of Marketing pour les systèmes de données de l'Ouest; directeur de la planification et le développement et le Sous-Directeur des opérations pour les technologies de Purolator (PTI); Consultant chez Booz-Allen & Hamilton, and Manufacturing Systems Manager pour Becton -Dickinson.
  Paul Deis, CFPIM, est PDG, PROACTION. Il apporte plus de 25 ans d'expérience dans le conseil dirigeant de son travail, y compris de travail détaillé avec près de 60 entreprises. Avant d'acquérir PROACTION, l'expérience de Paul comprend la gestion d'une petite société de logiciels ERP, la consultation des autres entreprises de premier plan, un travail préalable avec PROACTION, directeur chez Deloitte & Touche, vice-président Fabrication chez Raypak, Inc, où il a été très réussie avec une maigre prise en charge précoce initiative, et des dizaines de projets dans les domaines des logiciels d'entreprise, gestion des opérations, les résolutions des crises, dans une grande variété de secteurs, types d'activités, et des écailles. Notre site internet: PROACTION – Susciter les meilleures pratiques